Al margen de Excel: Validacion de datos

¿Para que sirve?

Puede usar la validación de datos para restringir el tipo de datos o los valores que los usuarios escriben en una celda. Uno de los usos más comunes de la validación de datos es crear una lista desplegable. Vea este vídeo para obtener información general sobre la validación de datos rápida.

Como funciona

Seleccione una o más celdas para validar.
En la pestaña Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos.
En la pestaña Configuración, en el cuadro Permitir, seleccione Lista.
En el cuadro Origen, escriba los valores de la lista, separados por comas. Por ejemplo:
1. Para limitar una respuesta a dos opciones (por ejemplo "¿Tiene hijos?"), escriba Sí,No.
2. Para limitar la reputación de la calidad de un proveedor a tres clasificaciones, escriba Baja, Media, Alta.
  
  NOTA: Generalmente, estos pasos solo se recomiendan para los elementos de lista que probablemente nunca cambien. Si tiene una lista que pueda cambiar, o si necesita agregar o quitar elementos de vez en cuando, le irá mejor si sigue el paso del siguiente procedimiento recomendado.
  
  Procedimiento recomendado: También puede crear entradas de la lista mediante referencia a un rango de celdas ubicadas en otra parte del libro. La manera más eficaz es crear la lista, después aplicar el formato como una tabla de Excel (desde la pestaña Inicio, seleccione Estilos > Dar formato como tabla > elija el estilo de tabla que sea mejor para usted). Después, seleccione el rango de cuerpo de datos de la tabla, que es la parte de la tabla que solo tiene la lista, no el encabezado de la tabla (en este caso, Departamento), y proporciónele un nombre significativo en el cuadro Nombre encima de la columna A.
En lugar de escribir los valores de la lista en el cuadro Origen de la validación de datos, agregue el nombre que acaba de definir precedido de un signo igual (=).

Lo mejor sobre usar una tabla es que a medida que agrega o quita elementos de la lista, su lista de validación de datos se actualizará automáticamente.

NOTA: Es mejor colocar sus listas en una hoja de cálculo independiente (oculta si fuera necesario) de forma que nadie pueda editarlas.
Asegúrese de que esté activada la casilla Celda con lista desplegable.
Para especificar cómo quiere administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir blancos.

NOTA: Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas que tiene un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar de ese rango, al seleccionar la casilla Omitir blancos permite que cualquier valor se escriba en la celda validada. Esto también se cumple para cualquier celda a la que se haga referencia mediante fórmulas de validación: si cualquier celda a la que se hace referencia está en blanco, al seleccionar la casilla Omitir blancos permite que cualquier valor se escriba en la celda validada.
Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente. Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera.